Fungsi Pengawasan (Controlling)

  1. A.            PERTANYAAN
    1. Terangkan pengertian pengawasan di perusahaan anda!
    2. Sebutkan dan terangkan prinsip-prinsip pengawasan!
    3. Sebutkan dan terangkan jenis-jenis pengawasan!
    4. Anda jelaskan cara pelaksanaan pengawasan!
    5. Menurut anda, cara-cara yang bagaimana yang lebih efektif dan efisien didalam pengawasan di perusahaan?
    6. Pengawasan apa saja yang sebaiknya dilakukan perusahaan?

 

B.            JAWABAN

1.             Pengertian Pengawasaan di PT. Sahabat Tani Gemilang

Perusahaan Jasa PT. Sahabat Tani Gemilang mendefinisikan istilah pengawasan, yaitu suatu kegiatan mengamati sekaligus mengontrol segala proses produksi yang ada didalam perusahaan dari lini terbawah hingga lini teratas, agar segala bentuk penyimpangan dapat sesegara mungkin tertangani.

 

2.             Prinsip-prinsip Pengawasan

Prinsip pengawasan ada tujuh, yaitu :

2.1         Mencerminkan sifat dari apa yang diawasi

Maksudnya adalah pengawasan memiliki fungsi dan tujuan yang sama terhadap apa yang akan diawasinya, contohnya adalah pengawasan terhadap pembiayaan perusahaan yang sama-sama menghindari dari kerugian perusahaan.

2.2         Dapat diketahui segera penyimpangan yang terjadi

Pengawasan memiliki fungsi yang salah satunya adalah mengetahui dan mengidentifikasai berbagai penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dalam perusahaan, sehingga penyimpangan tersebut lebih cepat terselesaikan dan dihindari dan dapat sesegera mungkin terselesaikan.

2.3         Fleksibel

Artinya pengawasan itu tidak bersifat kaku. Pengawasan harus selalu berkembang sesuai dengan perkembangan produksi suatu perusahaan.

2.4         Mencerminkan pola organisasi

Pengawasan dapat mencerminkan pola dan struktural organisasi karena pengawasan tersebut berada dalam organisasi, yang dapat membantu kinerja organisasi tersebut.

2.5         Ekonomis

Karena pengawasan itu sangat dekat dan menyangkut kepada masalah biaya, maka pengawasan itu juga dapt menghemat suatu proses produksi perusahaan.

2.6         Mudah dipahami

Pengawasan itu mudah dipahami karena kegiatan pengawasan pada akhirnya akan dilaporkan kepada atasan, sehingga mudah dituntut untuk mudah dipahami.

2.7         Dapat segera diadakan perbaikan

Berkaitan dengan prinsip pengawasan no. 2.2 bahwa pengawasan harus dapat mengetahui penyimpangan yang terjadi, sehingga dari kegiatan pengawasan tersebut harus dapat sesegera mungkin memberikan solusi yang baik untuk perbaikan-perbaikan penyimpangan yang telah terjadi.

 

3.             Jenis-Jenis Pengawasan

Jenis pengawasan dapatditinjau dari tiga segi, yaitu :

3.1         Pengawasan dari segi waktu

Pengawasan dari segi waktu dapat dilakukan denngan dua cara:

3.1.1   Preventif

Preventif disini maksudnya adalah pengawasan dilakukan pada saat sebelum melakukan proses produksi. Alat yang digunakan untuk pengawasan adalah perencanaan dan budged.

3.1.2  Represif

Represif untuk pengawasan disini maksudnya adalah kegiatan pengawasan ini dilaksanakan setelah proses produksi berlangsung. Alat yang digunakan untuk pengawasan adalah budget dan laporan.

3.2         Pengawasan dilihat dari segi objek

Pengawasan dilihat dari segi objek disebut juga pengawasan administratif dan operatif. Contoh pengawasan administratif ialah pengawasan pembiayaan, inspeksi dan pengawasan order dan pengawasan kebijaksanaan. Pengawasan dilihat dari segi objek juga merupakan pengawasan terhadap produksi, keuangan, aktivitas karyawan dan sebagainya.

3.2.1   Pengawasan terhadap produksi, pengawasan ini dipusatkan kepada proses produksi dari barang mentah hingga menjadi barang siap jual atau dipasarkan, yang kesemuanya itu akan dilaporkan.

3.2.2   Pengawasan terhadap keuangan, pengawasan ini biasanya hanya memusatkan diri kepada masalah keuangan perusahaan, yang pada umumnya dilaksanakan oleh akuntan perusahaan atau audit internal..

3.2.3   Pengawasan terhadap aktivitas karyawan, pengawasan ini hanya mengawasi tingkah laku karyawan, kinerja dari karyawan perusahaan, hingga kemampuan mereka untuk berproduksi. Bagian yang biasa mengawasi karyawan biasanya adalah bagian personalia.

3.3         Pengawasan dari segi subjek

Pengawasan dari segi subjek terdiri dari pengawasan intern dan ekster

3.1.1   Pengawasan Intern

Pengawasan intern dalam perusahaan biasanya dilakukan oleh bagian pengawasan perusahaan (internal auditor). Laporan dari bawahan ke atasan biasanya berupa :

  • Laporan Harian, biasanya terdiri dari Laporan mengenai order yang diterima, laporan mengenai faktur yang keluar, laporan jumlah pegawai harian, laporan biaya overhead, laporan efisien tenaga, laporaqn contollable overhead, laporan mengenai mesin-mesin yang menganggur, laporan mengenai operasi dan lain sebagainya. Biasanya laporan ini hanya dilaporkan untuk kegiatan-kegiatan yang sedang besarannya.
  • Laporan Mingguan, biasanya laporan ini berbentuk laporan order yang belum dipenuhi, laporan mengenai bagan-bahan yang terbuang, laopran mengenai tenaga langsung, laporan mengenai biaya overhead dimasing-masing bagian.
  • Laporan Bulanan, laporan bulanan biasanya disusun untuk mengetahui proses produksi selama satu bulan penuh, contohnya adalah laporan nalisis laba kotor, laporan analisis pembiayaan, laporan analisis penyimpangan anggaran dan lain sebaginya.
  • Laporan Khusus, laporan ini biasanya adalah laporan terhadap sesuatu yang khusus dalam menunjang proses produksi seperti laporan persediaaan barang dan laporan efisiensi bagian-bagian.

3.1.2   Pengawasan Ekstern

Dilakukan oleh akuntan publik. Jenis pemerikasaan yang sering dilakukan dapat terbagi menjad :

3.1.2.1       Pemeriksaan Umum

Adalah pemeriksaan rutin tentang kebenran data administrasi perusahaan berikut pelaksanaan pembukuannya.

3.1.2.2       Pemerikasaan Khusus

Adalah suatu pemerikasaan khusus yang ditugaskan kepada akuntan publik.

3.1.2.3       Pemerikasaan Neraca

Artiya suatu pemerikasaan khusu terhadap neraca perusahaan. Biasanya pemeriksaan seperti ini dilakukan terhadap neraca perusahaan yang tidak jalan lagi dan perusahaan tersebut diambil alih oleh seseorang atau sebuah perusahaan.

3.1.2.4       Pemerikasaan Sempurna

Sangat berhubungan dengan pemeriksaan khusus. Pemerikasaan betul-betul secara menyeluruh dan bukan secara parsial.tentu memakan waktu yang lebih lama dari pemeriksaan.

 

4.             Cara Pelaksanaan Pengawasan

Cara pelaksanaan pengawasan terdiri dari empat cara, yaitu:

4.1         Mengawasi langsung ditempat

Pada umumnya ini dilakukan dengan mengadakan pemilikan atas dasar sendiri, manajer pergi sendiri ketempat dimana usaha tersebut dilakukan dan usaha sendiri dalihat dan dituju. Dalam mengadakan pengawasan ini diperhitungkan pada faktor-faktor seperti sikap para pegawai dan buruh, bagaimanainteraksi dan hubungan dengan foreman (mandor).

4.2         Melalui Laporan Lisan (Orat Report)

Mengadakan pertemuan dengan pemegang kuasa atau mengadakan wawancara dengan para pegawai dari executive level.

4.3         Laporan Tertulis (Written Report)

Ini merupakan sistem terbaik karena dengan adanya catatan terdapatlah bahan yang dapat digunakan oleh wakil dan penggantinya. Laporan tertulis dapat dibuat :

  • Oleh para eksekuif
  • Dalam waktu tertentu
  • Khusus mengenai suatu soal

4.4         Melalui Penjagaan Khusus (Contol by Exception)

Perhatian dipusatkan kearah soal-soal kekecualian sebagai akibat dari hasil yang diharapkan akan membuat pengawasan lebih efisien.

 

5.           Cara-cara Pengawasan PT. Sahabat Tani Gemilang

Proses pengawasan dalam PT. Sahabat Tani Gemilang menggunakan cara dengan melakukan pengawasan langsung ditempat, sehingga apapun yang diawasi oleh seorang pengawas dapat terlihat langsung dan sesuai dengan sebenernya. Pengawasan langsung ditempat dinyatakan lebih efektif dan efisien karna dapat meminimalisir biaya yang keluar selain itu data-data yang diperoleh sangat akurat karena dapat dibuktikan dan sesuai dengan kenyataan. Sebenarnya suatu perusahaan bisa saja tidak hanya memiliki satu cara dalam pelaksanaan pengawasan. PT. Sahabat Tani Gemilang pun memiliki beberapa cara lain yang salah satunya adalah dengan menggunakan cara laporan tertulis, hal ini ditempuh demi memudahkan dalam pengarsipan proses-proses kinerja perusahaan. Laporan tertulis juga dapat membantu ketika seseorang manajer yang diwakili oleh asistennya, karena seluruh proses produksi telah tercatat, dan sang asisten hanya melanjutkan.

 

6.            Pengawasan yang Sebaiknya Dilakukan Perusahaan

Pengawasan yang sebaiknya dilakukan perusahaan adalah Pengawasan dilihat dari segi objek disebut juga pengawasan administratif dan operatif. Contoh pengawasan administratif ialah pengawasan pembiayaan, inspeksi dan pengawasan order dan pengawasan kebijaksanaan. Pengawasan dilihat dari segi objek juga merupakan pengawasan terhadap produksi, keuangan, aktivitas karyawan dan sebagainya.

v   Pengawasan terhadap produksi, pengawasan ini dipusatkan kepada proses produksi dari barang mentah hingga menjadi barang siap jual atau dipasarkan, yang kesemuanya itu akan dilaporkan. Biasanya pengawasan produksi ini dilakukan oleh seorang manajer yang bergerak dibidang produksi. Sehingga keseluruhan tanggung jawab produksi akan dipertanggungjawabkan kepada manajer bagian produksi dan laporannya akan diserahkan kepada atasan.

v   Pengawasan terhadap keuangan, pengawasan ini biasanya hanya memusatkan diri kepada masalah keuangan perusahaan, yang pada umumnya dilaksanakan oleh akuntan perusahaan atau audit internal. Pengawasan ini dilaksanakan oleh manajer personalia bagian keuangan yang bertindak tim eudit perusahaan. Bagian ini mengawasi setiap uang yng keluar masuk perusahaan.

v   Pengawasan terhadap aktivitas karyawan, pengawasan ini hanya mengawasi tingkah laku karyawan, kinerja dari karyawan perusahaan, hingga kemampuan mereka untuk berproduksi. Bagian yang biasa mengawasi karyawan biasanya adalah bagian personalia yang mengurusi ketenagakerjaan.

Pengawasan dengan cara ini lebih terstruktur dan efektif mengingat suatu perusahaan begitu banyak oranisasi-organisasi (lini) yang menaungi program kerja masing-masing sehingga pengawasan model ini lebih tersusun rapi. Atasan hanya menerima laporan dari tiap-tiap manajer yang telah melakukan pengawasan, kemudian seorang atasan tersebut memberikan keputusan terhadap hasil laporan pengawasan tersebut. Jika perusahaan tersebut terdapat beberapa penyimpangan maka atasan akan memberikan instruksi kepada manajer untuk melakukan perbaikan, dan jika tidak ditemui penyimpangan yang tidak diinginkan maka proses produksi dapat berlanjut kembali.

About these ads

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s